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Votre entreprise évolue, grandit, se transforme ? Vous envisagez de déménager pour des locaux plus adaptés ? Cédric Béchard, Président de SG Real Estate Advisory, accompagne de nombreux chefs d’entreprise en quête de nouveaux bureaux. Il vous livre cinq conseils clés pour ne pas vous tromper dans ce projet très engageant pour l’avenir de votre société.

Cédric Bechard
Cédric BÉCHARD, Président de SG Real Estate Advisory
  • Pourquoi changer ?

Plusieurs motifs peuvent légitimement vous pousser à déménager. Locaux devenus trop petits car votre équipe grandit rapidement, charges trop élevées, emplacement inadapté ou trop éloigné des transports, de vos filiales ou de vos clients, bureaux peu fonctionnels ou trop cloisonnés ou qui, tout simplement, ne sont plus conformes à l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise. Vous pouvez également souhaiter changer de locaux pour passer du statut de locataire à celui de propriétaire : acheter vos locaux peut par exemple vous permettre de vous constituer un patrimoine à titre privé, que vous louerez à votre propre entreprise. Enfin, ce déménagement peut s’inscrire dans votre démarche « marque employeur » pour recruter plus facilement de nouveaux talents.

 

  • Quels sont vos besoins ?

Il est essentiel de bien définir vos besoins en amont, afin de vous donner plus de chances de trouver rapidement des locaux adaptés. Projetez-vous à horizon de 5 ans et imaginez l’évolution de vos modes de travail et la façon dont fonctionnera votre entreprise. Listez, rationalisez et priorisez vos critères en termes de localisation, desserte par les transports en commun, standing du bâti, surface globale mais aussi nombre et densité des postes de travail, configuration des espaces (open space ou bureaux fermés, espaces de co-working, de détente, salles de réunion, etc.), restauration (cafétéria, restaurant d’entreprise, etc.), environnement immédiat ou encore efficacité énergétique.

  • Quel budget et quel calendrier ?

Au-delà de votre futur loyer ou de vos futures mensualités d’emprunt, envisagez précisément l’ensemble des coûts associés à ce projet : charges de fonctionnement et fiscalité des locaux, frais de déménagement, travaux de rénovation ou de réagencement des locaux, achat de nouveaux mobiliers de bureaux, installations télécoms et informatiques, coûts de communication pour annoncer votre changement d’adresse, etc. En termes de timing, pensez à anticiper ! N’attendez pas quelques semaines avant la fin de votre bail pour lancer le projet car trouver les bureaux qui vous conviennent ne sera pas forcément aisé, sans compter les délais de négociation du bail ou du prix d’acquisition, les formalités administratives, les éventuels travaux à réaliser avant l’arrivée de vos collaborateurs, etc.

  • Quelles conséquences en termes de ressources humaines et de management ?

Un déménagement professionnel comme personnel est une source de stress. Il est important d’informer et de faire adhérer bien en amont du déménagement l’ensemble de vos collaborateurs à ce projet qui les concerne directement. Bref, d’en faire un événement fédérateur et de le gérer comme un vrai projet d’entreprise. Il serait dommage que des collaborateurs talentueux vous quittent à cette occasion, ce qui impacterait la capacité d’exécution de votre entreprise. Pensez, par exemple, à cartographier les lieux d’habitation de vos salariés pour identifier une localisation qui ne les pénalise pas trop en termes de temps de trajet et sollicitez les pour le choix de certains aménagements tels que la cafétéria ou les espaces de travail informels.

  • Comment en faire une vraie opportunité d’évolution et de croissance ?

Changer d’espaces de travail peut apporter un nouveau souffle à votre entreprise et permettre de renforcer la cohésion de vos équipes. Profitez-en pour élaborer une stratégie et des outils de communication destinés à informer votre écosystème (clients, fournisseurs, partenaires, etc.), organisez un événement d’inauguration, pour créer un cercle vertueux autour de ce changement d’adresse ! Ce déménagement doit être le signe d’une réflexion mûrie et aboutie permettant de démontrer le dynamisme de votre société.